ADMINISTRASI

A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan surat keluar        Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedururutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan. 1. Penerimaan 2.     Pengelolaan Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan . 3.     Surat masuk Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat). 4.     Surat keluar  Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi ...

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.   Kerugian-kerugian tersebut antara lain: Surat dan informasinya bisa hilangKantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertataSurat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur   Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik: Surat akan tercatat dengan baikProsedur penanganan surat jelasSurat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukanRahasia akan terjaga  ...

Adapun  prosedur pengurusan surat  keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :  a. Pembuatan konsep Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten  b. Persetujuan konsep Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat  c. Pencatatan surat Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat  d. Pengetikan konsep surat Diketik dengan tembusannya sekaligus  e. Pemeriksaan pengetikan  f. Penandatanganan Surat Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang  g. Pemberian Cap Dinas Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak  h. Melipat surat Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul  i. Penyampulan surat Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul d...

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya. Contoh: Sekolah                : Nomor Induks SekolahPerguruan Tinggi   : Nomor Induk MahasiswaPLN                     : Nomor Rekening ListrikRumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan meto...

Setelah kita mempelajari  sistem Abjad dan  sistem Subjek  maka tibalah kita pada satu sistem penyimpanan arsip yang mudah dan sering digunakan, yakni Sistem Tanggal. Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu. Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi,  (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember) , dan ...

Kali ini kita membahas penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem wilayah ini adalah penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, negara, provinsi, kabupaten, desa, ataupun wilayah khusus lainnya. Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut. Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat t...