Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda


Adapun prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :

 a. Pembuatan konsep

Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten

 b. Persetujuan konsep

Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat

 c. Pencatatan surat

Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat

 d. Pengetikan konsep surat

Diketik dengan tembusannya sekaligus

 e. Pemeriksaan pengetikan

 f. Penandatanganan Surat

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

 g. Pemberian Cap Dinas

Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

 h. Melipat surat

Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

 i. Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

 j. Pengiriman surat

Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

 k. Penyimpanan surat

Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,
subjek, tanggal, wilayah)

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi. Buku Ekspedisiada dua macam, yaitu :

Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiriBuku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya : 1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) 2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya) 3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat) 4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat 5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) : a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seteru...
Baca selengkapnya

Bentuk Sederhana (Simplified Style)

24 September 2017 Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
Baca selengkapnya

Tipe - Tipe Peserta Rapat

1. Tipe pemberi informasi       Peserta rapat yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang sangat lyas serta ingatan yang luas terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan "Kamus berjalan". 2.Tipe pemberi semangat      Sangat memiliki kemauan kerja yang tinggi, sehingga maampu menggerakkan orang lain. 3. Tipe inisiatif       Memberikan jalan keluar untuk penyelesain masalah yang dihadapi. 4. Tipe pemersatu       Memiliki sifat - sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi, dan berjiwa besar. 5. Tipe penyerang       Selalu menentnag pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta orang lain. 6. Tipe perantara        Akan bertindak sebagai perantara atau menjembati antara orang/kelompok yang berbeda. 7. Tipe pendengar       Bisanya bersifat pasif dan berperan sebagai pendengar yang baik. ...
Baca selengkapnya