Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor DeweySistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:
Sekolah                : Nomor Induks SekolahPerguruan Tinggi   : Nomor Induk MahasiswaPLN                     : Nomor Rekening ListrikRumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Number Filing System

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan olehMalvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama                      Sub Masalah          Sub-sub Masalah
000 Organisasi
100 Kepegawaian
                                                100 Upah
                                                110 Cuti
                                                                                110 Cuti Melahirkan
                                                                                111 Cuti Sakit
                                                                                112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
                                                200 Kredit
                                                210 Pajak
                                                                                210 Pajak Motor
                                                                                211 Pajak Mobil
                                                                                212 PBB
                                                                                213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
1. Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1    Kodenya    000
Laci 2    Kodenya    100
Laci 3    Kodenya    200
Laci 4    Kodenya    300
Laci 5    Kodenya    400
Laci 6    Kodenya    500
Laci 7    Kodenya    600
Laci 8    Kodenya    708
Laci 9    Kodenya    800
Laci 10  Kodenya    900

2. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.
Guide 1      Kodenya   000
Guide 2      Kodenya   010
Guide 3      Kodenya   020
Guide 4      Kodenya   030
Guide 5      Kodenya   040
Guide 6      Kodenya   050
Guide 7      Kodenya   060
Guide 8      Kodenya   070
Guide 9      Kodenya   080
Guide 10    Kodenya   090

3. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1    Kodenya    010
Hanging folder 2    Kodenya    011
Hanging folder 3    Kodenya    012
Hanging folder 4    Kodenya    013
Hanging folder 5    Kodenya    014
Hanging folder 6    Kodenya    015
Hanging folder 7    Kodenya    016
Hanging folder 8    Kodenya    017
Hanging folder 9    Kodenya    018
Hanging folder 10  Kodenya    019

d. Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

e. Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya : 1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) 2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya) 3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat) 4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat 5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) : a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seteru...
Baca selengkapnya

Bentuk Sederhana (Simplified Style)

24 September 2017 Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
Baca selengkapnya

Tipe - Tipe Peserta Rapat

1. Tipe pemberi informasi       Peserta rapat yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang sangat lyas serta ingatan yang luas terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan "Kamus berjalan". 2.Tipe pemberi semangat      Sangat memiliki kemauan kerja yang tinggi, sehingga maampu menggerakkan orang lain. 3. Tipe inisiatif       Memberikan jalan keluar untuk penyelesain masalah yang dihadapi. 4. Tipe pemersatu       Memiliki sifat - sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi, dan berjiwa besar. 5. Tipe penyerang       Selalu menentnag pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta orang lain. 6. Tipe perantara        Akan bertindak sebagai perantara atau menjembati antara orang/kelompok yang berbeda. 7. Tipe pendengar       Bisanya bersifat pasif dan berperan sebagai pendengar yang baik. ...
Baca selengkapnya