ADMINISTRASI

1.      Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut “Kamus Besar Bahasa Indonesia”, Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelengaraan pembinaan organisasi. Sedangkan Kepegawaian adalah yang berhubungan dengan pegawai (orang yang bekerja pada pemerintah/perusahaan) Pada umumnya yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai. Pegawai merupakan tenaga kerja manusia, jasmaniah maupun rohaniah (mental dan fikiran), yang senantiasa dibutuhkan dan karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam badan usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (organisasi). Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Menurut para ahli : ·         Edwin B.Flippo : Dalam bukunya...

A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan surat keluar        Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedururutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan. 1. Penerimaan 2.     Pengelolaan Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan . 3.     Surat masuk Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat). 4.     Surat keluar  Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi ...

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.   Kerugian-kerugian tersebut antara lain: Surat dan informasinya bisa hilangKantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertataSurat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur   Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik: Surat akan tercatat dengan baikProsedur penanganan surat jelasSurat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukanRahasia akan terjaga  ...

Adapun  prosedur pengurusan surat  keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :  a. Pembuatan konsep Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten  b. Persetujuan konsep Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat  c. Pencatatan surat Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat  d. Pengetikan konsep surat Diketik dengan tembusannya sekaligus  e. Pemeriksaan pengetikan  f. Penandatanganan Surat Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang  g. Pemberian Cap Dinas Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak  h. Melipat surat Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul  i. Penyampulan surat Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul d...

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya. Contoh: Sekolah                : Nomor Induks SekolahPerguruan Tinggi   : Nomor Induk MahasiswaPLN                     : Nomor Rekening ListrikRumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan meto...

Setelah kita mempelajari  sistem Abjad dan  sistem Subjek  maka tibalah kita pada satu sistem penyimpanan arsip yang mudah dan sering digunakan, yakni Sistem Tanggal. Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu. Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi,  (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember) , dan ...

Kali ini kita membahas penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem wilayah ini adalah penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, negara, provinsi, kabupaten, desa, ataupun wilayah khusus lainnya. Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut. Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat t...

Pengertian Surat Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. Jenis Surat Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu: 1. Tidak menggunakan kop surat 2. ...

Terbagi menjadi 8 macam, yaitu : a. Reading b. Writing c. Recording of printing d. Sorting e. Calculating f. Comparing g. Storing Penanganan Informasi : • pengumpulan data • klasifikasi data menurut sumber, fungsi dan sifatnya • pengelolaan data • analisis data • interperestasi data • penyimpana informasi hingga waktu tiba untuk pengambilan informasi dari tempat penyimpanan

Data adalah sesuatu yang mengandung informasi tertentu. Berdasarkan sumbernya : 1. Data Internal adalh data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi 2. Data sekunder adalh data yang diterbitkan oleh organisasi yang bukan merupakan pengelolanya. Berdasarkan Sifatnya : 1. Data kuantitatif adalah data yang penggolongnya dalam hubungannya dengan penjumlahan. 2. Data kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubunagan dengan kualitas/sifat sesuatu. Berdasarkan jenisnya : 1. Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu, misalnya presentase 2. Data ukur adalah data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu.

Pemimpin 1. Sebagai pengarh 2. Sebagai penengah 3. Sebagai penggerak 4. Sebagai pencari solusi Peserta 1. Sebagai penyumbang pendapat 2. Sebagai penyumbang data 3. Sebagai perumus kesimpulan 4. Sebagai pembantu pimpinan 5. Sebagai penerima hasil  keputusan "Terima Kasih"

1. Tipe pemberi informasi       Peserta rapat yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang sangat lyas serta ingatan yang luas terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan "Kamus berjalan". 2.Tipe pemberi semangat      Sangat memiliki kemauan kerja yang tinggi, sehingga maampu menggerakkan orang lain. 3. Tipe inisiatif       Memberikan jalan keluar untuk penyelesain masalah yang dihadapi. 4. Tipe pemersatu       Memiliki sifat - sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi, dan berjiwa besar. 5. Tipe penyerang       Selalu menentnag pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta orang lain. 6. Tipe perantara        Akan bertindak sebagai perantara atau menjembati antara orang/kelompok yang berbeda. 7. Tipe pendengar       Bisanya bersifat pasif dan berperan sebagai pendengar yang baik. ...

1. Suasana terbuka 2. Tidak ada monopoli 3. Partisipasi atau akatif dari peserta rapat 4. Bimbingan pengawas dari pimpinan 24 September 2017 Administrasi perkantoran

Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu : 1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System) 2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system ) 3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system) 4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system) 5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

24 September 2017 Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main. Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya : 1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) 2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya) 3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat) 4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat 5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) : a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada) b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seteru...

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu. Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Hal tentang Surat 5. Lampiran 6. Surat yang di tujukan 7. Salam pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial a. Kepala Surat (Instansi Surat) b. Leher Surat (Identitas Surat) c. Tubuh Surat (Penjelasan Isi Surat) d. Kaki Surat (Sumber Surat)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5. Hal/Lampiran 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5. Hal/Lampiran 6. Surat yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial